Служба администрирования управляющей компании

Сервис администрирования, предоставляемый управляющей/эксплуатирующей компанией, эффективно организует и контролирует все рабочие процессы на объекте, регулирует отношения между собственником, управляющим и арендатором. Вся деятельность этой службы основывается на сервис-плане и выполняется с максимальной профессиональностью.

Управляющий объектом, будучи непосредственно подчиненным руководителю службы администрирования управляющей/администрирующей компании, играет ключевую роль в “жизни” объекта. Опыт и профессионализм управляющего определяют его успешность. Управляющий является координатором всех служб и его деятельность зависит от полномочий, предоставленных компанией собственником. Он взаимодействует с арендаторами, участвует в переговорах и заключает договоры аренды. Кроме того, он участвует в разрешении конфликтов и поддерживает связь с контролирующими и проверяющими органами. Управляющий выполняет множество других задач, всегда ориентируясь на успешное функционирование объекта.

Роль администраторов ТЦ и БЦ

Если рассматривать управление торговым центром или бизнес-центром, то подчиненными у управляющего могут быть администраторы. Они занимаются решением текущих вопросов с арендаторами, кроме договорных отношений. На каждый корпус торгового комплекса или бизнес-центра обычно прикрепляется администратор. Следует отметить, что функционал управляющего бизнес-центром и торговым комплексом являются схожими, но существуют небольшие отличия, такие как логистика и рабочее время. Работа торгового комплекса ежедневно превышает время работы бизнес-центра, поэтому на таких объектах обычно работают по 2 административных руководителя в смену. Они решают все текущие вопросы в пределах своих полномочий и подчиняются управляющему.

Составление бюджета и графика ремонтных работ

Служба администрирования управляющей компании занимается подготовкой бюджета для каждого объекта, находящегося под ее управлением. В специальную программу вносятся плановые расходы на эксплуатацию объекта. Если компания также работает с арендаторами, в бюджете будет отражена доходная часть, где будут указаны все доходы, планируемые и полученные от аренды помещений, а также расходы, связанные с арендаторами. При этом доходы планируются не только от уже занятых помещений, но и от свободных. В бюджет также вносятся планируемые расходы на коммунальное обслуживание объекта, с учетом изменения тарифов и количества потребляемой электроэнергии, тепла и воды. Компания отчитывается перед собственником о всех потраченных средствах.

Также админ. службой составляется график ремонтных работ на год. Ремонтные работы, привязанные к определенным срокам, заранее планируются и вносятся в бюджет. Например, ремонт фасада может быть запланирован на июнь-август. Расходы на обеспечение безопасности объекта, техническое обслуживание, уборку помещений и проведение иных работ также включаются в бюджет.

Реклама и маркетинг

Кроме того, реклама и маркетинг может относиться к службе администрирования. Эти специалисты занимаются планированием и осуществлением рекламной политики на объекте недвижимости и позиционированием объекта на рынке. Работа по размещению рекламы осуществляется в тесном сотрудничестве со службами технического обслуживания, уборки и охраны, чтобы исключить возникновение непредвиденных аварийных ситуаций и достичь максимального эффекта от использования объекта в рекламных целях.

Таким образом, служба администрирования эффективно управляет и контролирует рабочие процессы на объекте, регулирует отношения между участниками, осуществляет финансовое обслуживание и занимается рекламой и маркетингом. Все работы выполняются в соответствии с сервис-планом и максимально профессионально.